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5 Revisiones que debes hacer antes de cerrar la liquidación de nómina

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Los software de nómina han sido uno de los mejores inventos que se crearon para el área de recursos humanos. Estos han contribuido a disminuir nuestra carga operativa. Sin embargo, siempre será nuestra responsabilidad verificar y validar la correcta liquidación de nuestros empleados. Es por esto que aquí te contamos 5 aspectos que debes revisar antes de cerrar tu proceso de liquidación en Nómina Designer:

5 tips 01Total de días liquidados: El objetivo es asegurar que los días liquidados, concuerden al número de días del período quincenal o mensual. Para esto, tendremos en cuenta los días laborados, vacaciones y ausentismos.

¿Cómo lo revisamos?

  • Reporte 11 - Carpeta laboral (Legislación Laboral por Tipo, Estructura, fecha inicial detalla empleado): Este reporte nos permitirá validar las fechas de vigencia de los contratos, para no pagarle a un trabajador día de más que no trabajó ni descontar días por no haber prorrogado su contrato.
  • Reporte 245 - Carpeta nómina (Nomina Estructura x empleado ) (XML): Podremos filtrar los conceptos de sueldos, vacaciones, incapacidades, licencias entre otros para realizar la revisión de los días que se les están pagando al trabajador.

Retiros: Validar que los empleados que tengan definitiva no están siendo liquidados en la nómina y se incurra en un pago adicional, estos trabajadores deben ser liquidados por el proceso “Definitiva”. 

¿Cómo lo revisamos?

  • Reporte 3 - Carpeta nómina (Netos Nómina a pagar por Empleado): Después de liquidar y cerrar el proceso de la “Definitiva”, se generará este reporte. Verificaremos fechas de periodo, proceso definitiva y estado cerrado. Finalmente, podremos evidenciar cuántas liquidaciones definitivas tenemos para el mes.

Nota: Es importante revisar que al fin del periodo todos los procesos se encuentren en estado cerrado y no liquidado.

Liquidación de novedades fijas y ocasionales:  Corroborar que las novedades de pagos o descuentos (comisiones, horas extras, descuentos por libranza, prestamos) sean liquidados.

¿Cómo lo revisamos? 

  • Reporte 245 - Carpeta nómina (Nomina Estructura x empleado): En el formato XML podremos filtrar las novedades ocasionales o fijas, garantizando la liquidación de pagos y descuentos.

Cálculo de la seguridad social: Asegurar el correcto cálculo de aportes al sistema de seguridad social (salud, pensión, riesgos, caja de compensación, ICBF y SENA).

¿Cómo lo revisamos? 

  • Reporte 64 - Carpeta nómina (Nómina pagos y descuentos por trabajador más patronales): Se visualiza todo el ingreso obtenido por el trabajador y cada uno de los aportes al sistema de seguridad social.
  • Reporte 366 - Carpeta nómina (Bases IBC): Este mostrará el IBC del mes de todos los trabajadores. Además, discrimina cada uno de los conceptos liquidados en la nómina y la asociación a los grupos conceptos que hacen parte de la seguridad social para validar que el IBC del aplicativo concuerde con el del operador PILA.

Retención en la fuente:  Comprobar que el cálculo de la retención sea el correcto acorde al procedimiento que maneja el trabajador y la normatividad vigente.

¿Cómo lo revisamos?

  • Reporte 440 - Carpeta nómina (Retención en la fuente Nómina ): Aquí, podremos observar la depuración del cálculo de retención en la fuente. 

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