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Aspectos que debes tener en cuenta al momento de reportar la información a la UGPP

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Una de las virtudes de Nómina Designer es que los conceptos más comunes de nómina ya están parametrizados a ley. Esto permite tener tranquilidad acerca de los montos aportados por nuestros trabajadores a la seguridad Social. Sin embargo, cuando se efectúan visitas por entes de control como la UGPP, DIAN, ICBF, SENA, Cajas de compensación, suele suceder que las empresas no saben cómo explicar adecuadamente supuestas diferencias en los aportes a Seguridad Social y Parafiscales. Dado que se limitan a aplicar los porcentajes de ley sobre los valores absolutos reflejados en las cuentas contables y no tienen presente que lo que constituye salario para aportes a seguridad social y para parafiscales es distinto.

A continuación, un resumen de los conceptos menos comunes que hacen y no hacen base del Ingreso Base de Cotización (IBC) para cada uno de los aportes que hace una empresa:

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Para los aportes a pensión los operadores PILA efectúan el cuadre global al 16% para pensión; pero redondean a la decena el descuento por pensión del empleado y al millar el IBC el del aporte del empleador.

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Para los aportes a salud los operadores PILA efectúan el cuadre global al 12.5% para salud; pero redondean a la decena el descuento por pensión del empleado y al millar el IBC el del aporte del empleador.

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De igual manera, hay que tener en cuenta lo siguiente:

  • Algunas incapacidades al liquidarlas dan por debajo del salario mínimo y es obligatorio pagar sobre el salario mínimo vital.
  • A los trabajadores de medio tiempo o que devengan menos del salario mínimo se aporta sobre el salario mínimo.
  • Cuando los trabajadores laboran en actividades especiales (como por ejemplo en Rayos X, hemodinamía) se aporta más por pensión.
  • Los trabajadores ya pensionados que continúan laborando no hacen aportes a pensión.

Como se puede evidenciar, una misma novedad de nómina puede hacer base de cotización para aportar en salud pero no para pensión, por ejemplo. Esto complica el proceso de liquidación, pues al no contar con herramientas automatizadas debemos controlar y ser muy precavidos al calcular el aporte patronal y del empleado al sistema de seguridad social para garantizar el pago correcto de la nómina.

Notas aclaratorias:

100% de las comisiones con salario integral. Esto podría variar dependiendo de lo firmado en el contrato laboral con el trabajador.


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