¿Cómo manejo los procesos de la nómina en febrero sí el año es bisisesto?
El año 2024 presenta la particularidad de ser un año bisiesto, esto significa que febrero tiene 29 días y esta situación puede generar confusiones al momento de liquidar la nómina de los trabajadores, por esta razón revisaremos qué normatividad existe referente al tema, la forma correcta de liquidar el sueldo básico, auxilio de transporte, prestaciones sociales, seguridad social y vacaciones.
Sueldo básico:
En Colombia aún si los meses no corresponden a 30 días, el pago debe realizarse sobre 30 días, es por esta razón que en los meses que tienen por ejemplo 31 días, el empleador no paga a su trabajador el día 31, así lo ha expresado la Corte Suprema de Justicia en Sentencia del 05 de febrero de 2008 con Radicado 32297:
«Se ha de recordar que corresponde a una práctica uniforme Laboral, Civil, Comercial, Administrativa y Fiscal tomar todos los meses como periodos iguales de 30 días y por tanto el año de 360; así se ha de tomar específicamente para el salario, pues lo enuncia el artículo 134 del Código Sustantivo del Trabajo, el salario se debe pagar por períodos iguales que justamente es la medida de 30 días para todos los meses cualquiera que fuere el número calendario de éstos.»
Por lo anterior, independientemente si febrero tiene 28 días o 29 días por ser bisiesto, el pago del sueldo básico debe corresponder al valor de 30 días, sin realizar descuento alguno.
Auxilio de transporte:
Al pagar el auxilio de transporte en febrero puede presentarse la duda si liquidar el valor sobre 30 días o sobre 29 días que son los que realmente labora el empleado y en los cuales hace uso efectivo del auxilio, sin embargo, si el empleado tiene derecho a devengar el auxilio de transporte, bastará con que labore el mes completo para que el valor le sea reconocido sobre 30 días, es decir, para la nómina de febrero de este año 2024 el trabajador deberá recibir por auxilio de transporte la suma de $162.000.
Prestaciones sociales:
Si tanto el sueldo básico como el auxilio de transporte son reconocidos en febrero sobre 30 días y para el cálculo de las prestaciones sociales estos factores son fundamentales, entonces las prestaciones sociales deberán tener en cuenta 30 días completos ya sea para su pago por retiro el día 29 de febrero o para la provisión de los empleados.
Seguridad social
Para reportar la seguridad social del mes de febrero salvo que exista novedad de ingreso o retiro, la cantidad de días reportados deberán ser siempre 30, esto debido a que el Ministerio de Trabajo siguiendo el lineamiento de la Corte Suprema de Justicia en concepto 56034 del 31 de marzo del señala:
«aunque la legislación laboral no consagra norma expresa que ordene pagar 30 días de salario mensual, por analogía con el Derecho Comercial se considera en principio para todos los efectos que el mes laboral tiene 30 días, cuando los meses son de 28, 29 o 31 días.»
De igual forma, la Resolución 2388 de 2016 que reglamenta la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA en los artículos 2.1.2.3.11 – 2.1.2.3.12 y 2.1.2.3.13 que definen la cantidad de días cotizados a pensión, salud y riesgos respectivamente dispone:
«La sumatoria de los días a reportar en el Sistema General de Pensiones de cada cotizante debe corresponder a 30 días indistintamente de si el mes tiene 28, 30 o 31 días. Es permitido reportar menos de 30 días cuanto exista una novedad de ingreso o retiro para aquellos cotizantes que aportan al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.»
Vacaciones:
Un gran interrogante que surge es ¿qué sucede si un empleado disfruta vacaciones que inician en febrero y finalizan en marzo? para ilustrar la situación realizaremos un ejemplo:
* Un empleado con jornada laboral de lunes a sábado, solicita 8 días de vacaciones con inicio de disfrute el día 26 de febrero.
Para la liquidación de nómina nos encontramos con la siguiente liquidación día por día:
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Día
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Concepto
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01 al 25 - feb
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Días laborados
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26-feb
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Vacación día hábil
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27-feb
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Vacación día hábil
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28-feb
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Vacación día hábil
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29-feb
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Vacación día hábil
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30
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???
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1-mar
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Vacación día hábil
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2-mar
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Vacación día hábil
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3-mar
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Vacación día no hábil
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4-mar
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Vacación día hábil
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5-mar
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Vacación día hábil
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El interrogante es ¿qué debemos hacer con el día 30? El empleado no lo disfruta como un día hábil, por lo tanto, no se descuenta por vacaciones de los 8 días inicialmente solicitados, pero, teniendo en cuenta todas las precisiones realizadas en puntos anteriores debemos liquidar y pagar el mes de febrero siempre sobre 30 días, aquí tendremos que decidir con cuál concepto pagamos el día 30. En nuestra opinión, si un empleado está en vacaciones durante el día 29 de febrero y no se interrumpen de ninguna forma por otra novedad, el día 30 también corresponderá a 1 día de vacación no hábil y así deberá ser pagado por nómina y reportado a la seguridad social.
En conclusión, ya que se acerca febrero y 2024 es un año bisiesto podemos afirmar que la nómina, cotizaciones a seguridad social y cálculo de prestaciones sociales debe ser realizado siempre sobre 30 días laborales, no hay lugar a pensar que alguno de los ítems nombrados debería ser calculado sobre 29 días.
